Mechanisms for communicating within primary health care teams

Can Fam Physician. 2009 Dec;55(12):1216-22.

Abstract

Objective: To explore the types of communication used within primary health care teams (PHCTs), with a particular focus on the mechanisms teams use to promote optimal clinical and administrative information sharing.

Design: A descriptive qualitative study.

Setting: Primary health care teams in Ontario between August 2004 and October 2005.

Participants: Purposive sampling was used to recruit 121 members from 16 PHCTs reflecting a range of health care professionals, including family physicians, nurse practitioners, nurses, pharmacists, dietitians, social workers, office managers, health promoters, and receptionists.

Methods: Individual in-depth interviews were conducted. An iterative analysis process was used to examine the verbatim transcripts created from the interviews. Techniques of immersion and crystallization were used in the analysis.

Main findings: Analysis of the data revealed that communication occurs through formal and informal means. Formal communication included regular team meetings with agendas and meeting minutes, memorandums, computer-assisted communication, and communication logs. Informal communication methods were open and opportunistic, reflecting the traditional hallway consultation. For patient care issues, face-to-face communication was preferred. Team member attributes facilitating communication included approachability, availability, and proximity. Finally, funding issues could be an impediment to optimal communication.

Conclusion: Primary health care is experiencing demands for enhanced and efficient communication that optimizes team functioning and patient care. This study describes formal and informal mechanisms of communication currently used by PHCTs. Attributes that facilitate team communication, such as approachability, availability, and proximity of team members, were highlighted. New funding arrangements might alleviate concerns about remuneration for attendance at meetings.

OBJECTIF: Déterminer les types de communication en usage dans les équipes de soins primaires (ÉSP), en insistant sur les mécanismes employés pour maximiser le partage des informations cliniques et administratives

TYPE D’ÉTUDE: Étude descriptive qualitative.

CONTEXTE: Équipes de soins primaires en Ontario, entre août 2004 et octobre 2005.

PARTICIPANTS: On s’est servi d’un échantillonnage raisonné pour recruter 121 membres de 16 ÉSP représentant un éventail de professionnels de la santé, y compris des médecins de famille, des infirmières cliniciennes, des infirmières régulières, des pharmaciens, des diététistes, des travailleurs sociaux, des gestionnaires, des promoteurs de la santé et des réceptionnistes.

MÉTHODES: On a utilisé des entrevues en profondeur individuelles. Les comptes rendus textuels des entrevues ont été ensuite soumis à un processus d’analyse itérative qui utilisait des techniques d’immersion et de cristallisation.

PRINCIPALES OBSERVATIONS: L’analyse des données a révélé que pour communiquer, on utilise des moyens formels et informels. La communication formelle comprend les réunions périodiques des équipes avec ordres du jour et compte rendus, les notes de service, la communication informatisée et les logiciels de communication. Les modes de communication informelle étaient les discussions ouvertes opportunistes, telles les consultations de corridor. On préférait la communication de personne à personne pour les questions relatives aux soins des patients. Les qualités favorisant la communication chez les membres des équipes incluaient l’accessibilité, la disponibilité et la proximité. Finalement, les problèmes de financement pouvaient constituer un obstacle à la communication.

CONCLUSION: Dans les soins primaires, on éprouve le besoin d’une communication meilleure et efficace, capable d’optimiser le fonctionnement de l’équipe ainsi que les soins. Cette étude décrit les moyens formels et informels présentement utilisés par les ÉSP. On y souligne les qualités qui facilitent la communication dans l’équipe, telles que l’accessibilité, la disponibilité et la proximité des membres de l’équipe. De nouveaux modes de financement pourraient atténuer les inquiétudes concernant la rémunération pour assistance aux réunions.

Publication types

  • Comparative Study
  • Multicenter Study
  • Research Support, Non-U.S. Gov't

MeSH terms

  • Adult
  • Aged
  • Communication*
  • Humans
  • Interprofessional Relations*
  • Middle Aged
  • Ontario
  • Patient Care Team*
  • Primary Health Care / methods*
  • Quality Assurance, Health Care*
  • Retrospective Studies
  • Surveys and Questionnaires